Intestazione (metadati)

La trascrizione del testo di ogni lettera è preceduta da un´intestazione articolata nei seguenti campi:
1. numero progressivo della lettera;
2. il numero d´ordine creato per la schedatura di lettere, dediche e documenti, composto dall´anno (quattro cifre), dal mese (due cifre) e dal giorno (due cifre), corrispondente alla data di estensione, e da una lettera minuscola che distingue fra diverse lettere scritte nello stesso giorno (per la schedatura di dediche e documenti si usano le lettere dell’alfabeto greco).
Quando non si è riusciti a datare con precisione la lettera, figurano trattini al posto dei dati mancanti, per esempio:
     - 1900.--.-- nel caso che non sia individuato il mese
     - 1900.03.-- nel caso che non sia individuato il giorno.
Quando, pur non essendo stato individuato il giorno esatto, sia certo che si tratta della seconda decade del mese, si dà indicazione della stessa, per esempio:
     - 1900.03.1-
Nel caso in cui si possa individuare un intervallo di mesi, giorni o decadi, si pone un _ (trattino underscore) tra le cifre dei due o più mesi o giorni, per esempio:
     - 1891.01_02 significa che la lettera è stata scritta tra gennaio e febbraio 1891
     - 1891.12.28_31 tra 28 e 31 dicembre 1891.
Tali lettere sono di regola inserite alla fine del relativo spazio di tempo.
3. il destinatario e il luogo di destinazione;
4. la data topica e cronica, ridotta in termini moderni e uniformi, indipendentemente dalla forma dell´originale;
5. il tipo di missiva (lettera, telegramma, cartolina e così via), con la trascrizione dell´eventuale intestazione della carta e delle didascalie delle cartoline illustrate;
6. luogo, data e orario di partenza e di arrivo dei telegrammi, in forma standardizzata;
7. i timbri postali, in forma standardizzata;
8. il luogo di conservazione segnalato con Originale: sigla dell’istituzione che conserva la lettera, collocazione se nota;
9. l’indicazione dell’ultima segnalazione, qualora il luogo di conservazione attuale non sia conosciuto;
10. la trascrizione di tutti i tipi di annotazioni aggiunte da altri (timbri di protocollo, minute di risposta e simili), ritenute significative;
11. l´indicazione di eventuali pubblicazioni, integrali o parziali, precedenti (è sempre indicata la prima pubblicazione, altre solamente se la prima non è accessibile facilmente o se vengono ritenute più affidabili); segnalata con Ed. (o Edd. se più d’una): sigla bibliografica;
12. l’indicazione della fonte della trascrizione;
13. note editoriali.